1. การเปลี่ยนแปลงกระบวนการบริหารและการปฏิบัติงาน ระบบเดิมไม่สามารถให้ข้อมูลหรือทำงานได้ตามต้องการมีการดำเนินงานหลายขั้นตอน ยุ่งยากในการรวบรวมข้อมูลเพื่อนำมาจัดทำข้อมูลสรุปสำหรับการติดตามการปฏิบัติงานโดยรวมขององค์การ และไม่สามารถสนับสนุนข้อมูลให้กับผู้บริหารได้เป็นอย่างดี
2. การเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยี เทคโนโลยีที่ใช้อยู่ในระบบสารสนเทศปัจจุบันล้าสมัย ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาระบบมีราคาสูง เมื่อมีอุปกรณ์หรือชิ้นส่วนบางอย่างเสียไม่สามารถซ่อมหรือหาอุปกรณ์ทดแทนได้
3. การปรับองค์การและสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน ระบบที่ใช้งานอยู่ปัจจุบันมีขั้นตอนการทำงานที่ยุ่งยากซับซ้อนขาดเอกสารอ้างอิงหรือเอกสารที่มีอยู่ไม่ได้มาตรฐาน
ทีมงานพัฒนาระบบ
1. คณะกรรมการ (Steering Committee)
2. ผู้บริหารโครงการ (Project Manager)
3. ผู้บริหารหน่วยงานด้านสารสนเทศ (MIS Manager)
4. นักวิเคราะห์ระบบ (System Analyst)
5. ผู้ชำนาญการทางด้านเทคนิค
6. ผู้ใช้และผู้จัดการทั่วไป (User and Manager)
หลักในการ พัฒนาระบบสารสนเทศให้มีประสิทธิภาพ
1) คำนึงถึงเจ้าของและผู้ใช้ระบบ
2) เข้าถึงปัญหาให้ตรงจุด ซึ่งมีแนวทางการแก้ปัญหาที่เป็นระบบมีขั้นตอนดังนี้
- ศึกษาทำความเข้าใจในปัญหาที่เกิดขึ้น
- รวบรวมและกำหนดความต้องการ
- หาวิธีการแก้ปัญหาหลายๆ วิธีและเลือกวิธีที่ดีที่สุด
- ออกแบบและทำการแก้ปัญหาตามวิธีที่เลือก
- สังเกตและประเมินผลกระทบจากวิธีแก้ปัญหาที่นำมาใช้และปรับปรุงวิธีการให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด
3) กำหนดขั้นตอนหรือกิจกรรมในการพัฒนาระบบ
4) กำหนดมาตรฐานในการพัฒนาระบบ
5) ตระหนักว่าการพัฒนาระบบเป็นการลงทุนประเภทหนึ่ง
6) เตรียมความพร้อมหากจะต้องยกเลิกหรือทบทวนระบบสารสนเทศที่กำลังพัฒนา
7) แตกระบบสารสนเทศที่จะพัฒนาออกเป็นระบบย่อย
8) ออกแบบระบบให้สามารถรองรับต่อการขยายหรือการปรับเปลี่ยนในอนาคต
ขั้นตอนในการพัฒนาระบบสารสนเทศ
- การกำหนดและเลือกโครงการ (System Identification and Selection)
- การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ (System Initiation and Planning)
- การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)
- การออกแบบระบบ (System Design)
- การพัฒนาและติดตั้งระบบ (System Implementation)
- การบำรุงรักษาระบบ (System Maintenance)
วงจรการพัฒนาระบบ
1. การกำหนดและเลือกสรรโครงการ (System Identification and Selection) จัดตั้งคณะกรรมการเพื่อทำหน้าที่ในการพิจารณาโครงการ จัดกลุ่ม จัดลำดับความสำคัญและเลือกโครงการที่เหมาะสม
2. การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ (System Initiation and Planning) เมื่อโครงการได้รับอนุมัติก็จัดตั้งทีมงานกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ กำหนดคุณสมบัติและขอบเขตของโอกาสทางธุรกิจหรือปัญหาอย่างชัดเจน โดยการสำรวจเบื้องต้น หรืออาจเรียกว่า การศึกษาความเป็นไปและได้ความพร้อมในด้านต่างๆ ซึ่งเป็นขั้นตอนที่สำคัญ เพราะจะมีผลกระทบต่อเนื่องกับกระบวนการพัฒนาระบบต่อไปทั้งหมด
3. การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis) มีจุดมุ่งหมาย คือ ความเข้าใจ ความต้องการธุรกิจและการสร้างแบบจำลองเชิงตรรกะของระบบใหม่ ขั้นแรกคือการกำหนดรูปแบบความต้องการ ให้คำจำกัดความและบรรยายถึงการประมวลผลธุรกิจ การกำหนดรูปแบบความต้องการจะเกี่ยวเนื่องกับการสังเกตการณ์ในระยะของการวางแผนระบบและเกี่ยวข้องกับเทคนิคในการค้นหาความจริง ภารกิจถัดไป คือการสร้างแบบจำลองข้อมูล แบบจำลองการประมวลผล และแบบจำลองวัตถุ เพื่อพัฒนาจัดทำแบบจำลองทางตรรกะของกระบวนการทางธุรกิจ
4. การออกแบบระบบ (System Design) มีวัตถุประสงค์เพื่อออกแบบระบบให้เข้ากับตามความต้องการของระบบใหม่ตามที่ได้มีการวิเคราะห์ไว้ กำหนดสิ่งที่จำเป็น เช่น อินพุท เอ้าท์พุท ส่วนต่อประสานผู้ใช้ และการประมวลผล เพื่อประกัน ความน่าเชื่อถือ ความถูกต้องแม่นยำ การบำรุงรักษาได้ และความปลอดภัยของระบบ
5. การดำเนินการระบบ (System Implementation) มีวัตถุประสงค์เพื่อสร้าง
และติดตั้งระบบซึ่งมีกิจกรรมดังนี้ จัดซื้อหรือจัดหาฮาร์ดแวร์ เขียนโปรแกรมโดยโปรแกรมเมอร์ ทำการทดสอบ จัดทำเอกสารระบบ การถ่ายโอนระบบงานและฝึกอบรมผู้ใช้ระบบ
6. การบำรุงรักษาระบบ (System Maintenance) เป็นขั้นตอนการดูแลระบบเพื่อให้ระบบมีประสิทธิภาพในการทำงาน อาจอยู่ในรูปของการแก้ไขข้อผิดพลาดของโปรแกรม การปรับปรุงหรือแก้ไขโปรแกรมให้รองรับกับความต้องการใหม่ๆที่เพิ่มขึ้นของผู้ใช้ระบบหรือเพิ่มประสิทธิภาพให้ระบบ
วิธีการพัฒนาระบบสารสนเทศ
1) การพัฒนาระบบงานแบบดั้งเดิม (Traditional SDLC Methodology) เป็นการพัฒนาระบบสารสนเทศตามวงจรการพัฒนาระบบที่มีขั้นตอนที่แน่นอน วิธีนี้เป็นวิธีเก่าแก่ที่สุดและนิยมเรียกย่อๆ ว่า SDLC
2) การสร้างต้นแบบ (Prototyping) เป็นการสร้างระบบต้นแบบขึ้นมาเพื่อให้ผู้ใช้ทดลองใช้งานซึ่งนอกจากผู้ใช้จะได้แนวคิดเกี่ยวกับสารสนเทศที่ต้องการแล้วยังช่วยให้มองเห็นภาพของระบบที่จะพัฒนาได้ชัดเจนขึ้น
การพัฒนาระบบโดยใช้ต้นแบบแบ่งออกเป็น 4 ขั้นตอน
ขั้นที่ 1 : ระบุความต้องการเบื้องต้นของผู้ใช้
ขั้นที่ 2 : พัฒนาต้นแบบเริ่มแรก
ขั้นที่ 3 : นำต้นแบบมาใช้
ขั้นที่ 4 : ปรับปรุงแก้ไขต้นแบบ
3) การพัฒนาระบบโดยผู้ใช้ (End-user Development)
4) การใช้บริการจากแหล่งภายนอก (Outsourcing) เนื่องจากองค์การไม่มีบุคลากรที่มีทักษะความชำนาญ การจ้างหน่วยงานหรือบริษัทภายนอกที่มีความชำนาญด้านนี้มาทำการพัฒนาระบบให้ ซึ่งการทำสัญญาจ้างให้หน่วยงานภายนอกมาทำงานเกี่ยวกับการดำเนินงานของฝ่ายคอมพิวเตอร์นี้เรียกว่าIT Outsourcing ในที่นี้จะเรียกสั้นๆ ว่า Outsourcing
5) การใช้ซอฟแวร์สำเร็จรูปประยุกต์ (Application Software Package) เป็นทางเลือกหนึ่งในการพัฒนา เช่น ระบบงานเงินเดือน ระบบบัญชีลูกหนี้ หรือระบบควบคุมสินค้าคลคลัง หากซอฟต์แวร์สำเร็จรูปสามารถสนองต่อความต้องการระบบงานขององค์การได้ องค์การก็ไม่จำเป็นต้องพัฒนาขึ้นเอง เนื่องจากโปรแกรมสำเร็จรูปได้รับการออกแบบและผ่านการทดสอบแล้ว จึงช่วยลดค่าใช่จ่ายและเวลาในการพัฒนาระบบใหม่และยังช่วยให้การทดสอบ การติดตั้ง และการบำรุงรักษาระบบเป็นไปได้ง่ายขึ้น
การพัฒนาระบบแบบออบเจ็กต์ (Object-Oriented Methodology)
ประกอบด้วยกลุ่มของวัตถุ (Class of Objects) ซึ่งทำงานร่วมกัน มีการจัดกลุ่มของข้อมูลและพฤติกรรมหรือฟังก์ชันที่กระทำกับข้อมูลนั้นเป็นกลุ่มๆ ในรูปของออบเจ็กต์ เนื่องจากออบเจ็กต์มีคุณสมบัติในการนำกลับมาใช้ใหม่ได้ (Reusability) การพัฒนาโปรแกรมแบบออบเจ็กต์จึงใช้เวลาในการพัฒนาน้อยกว่าวิธีอื่น การพัฒนาระบบงานประยุกต์แบบรวดเร็ว (Rapid Application Development)เป็นขั้นตอนในการพัฒนาระบบที่ใช้ระยะเวลาในการพัฒนารวดเร็วกว่าและคุณภาพดีกว่าวิธีพัฒนาระบบงานแบบดั้งเดิมโดยมีการนำเครื่องมือซอฟต์แวร์มาช่วยในการพัฒนาระบบซึ่งมีขั้นตอนในการพัฒนาระบบอยู่ 4 ขั้นตอนคือ
1) การกำหนดความต้องการ
2) การออกแบบโดยผู้ใช้
3) การสร้างระบบ
4) การเปลี่ยนระบบหรือใช้ระบบ
ปัจจัยที่มีผลต่อการพัฒนาระบบสารสนเทศให้ประสบความสำเร็จ
1) การสนับสนุนจากฝ่ายบริหาร
2) การกำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน
3) ความรู้ ความสามารถและประสบการณ์ของทีมพัฒนาระบบ
4) การเลือกใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่เหมาะสม
5) การบริหารโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ
